Política de privacidad

1.1. “Administrador de cuenta”

Miembro de una Organización a quien esta otorga el derecho de administrar la cuenta. Este derecho incluye las siguientes prerrogativas:

• modificar la información de la Cuenta de usuario;
• agregar Usuarios autorizados y sus Perfiles de usuario;
• modificar la información de pago;
• realizar cualquier operación relacionada con la relación comercial de la Organización con Swimo (Planitou).

1.2. “Suscriptor”

Una Organización designada en el formulario de suscripción que ha recibido un correo electrónico de confirmación de la suscripción a las soluciones Swimo (Planitou).

1.3. “Organización”

Una persona que opera una empresa, sociedad en comandita, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad de personas, sindicato, asociación patronal, empresa unipersonal, sociedad o compañía (con o sin capital accionario), persona jurídica, cooperativa, fideicomiso, asociación no constituida en sociedad, empresa conjunta, organización sin fines de lucro, autoridad gubernamental o cualquier otra entidad, independientemente de su forma jurídica, estatus de constitución o las jurisdicciones en las que opera, que lleve a cabo una actividad organizada de cualquier naturaleza y que utilice las soluciones Swimo (Planitou). También se considera Organización a todo Usuario autorizado que gestione los horarios de otros Usuarios autorizados.

1.4. “Soluciones Swimo (Planitou)”

Significa:

• las soluciones Swimo (Planitou), programas informáticos ofrecidos como servicio remoto (software as a service) para la gestión de asistencias y ausencias de participantes y empleados, la gestión de expedientes de participantes y empleados, la toma de notas sobre participantes y empleados, así como la comunicación entre Usuarios autorizados;
• las soluciones Swimo (Planitou) ofrecidas, en su totalidad o en parte, como aplicaciones móviles para teléfonos inteligentes o tabletas;
• cualquier otra solución que proporcione nuevas funcionalidades y que pueda agregarse como módulo a las soluciones enumeradas en (1) y (2);
• el soporte a los Usuarios autorizados y el mantenimiento correspondiente prestado por Swimo (Planitou).

1.5. “Usuario autorizado”

Miembro de un Suscriptor, de una Organización o de un Afiliado a quien un Administrador de cuenta autoriza a utilizar las soluciones Swimo (Planitou) después de que el Suscriptor haya pagado las tarifas correspondientes. Un Usuario autorizado puede ser miembro de varios Suscriptores, Organizaciones o Afiliados.

1.6. “Información personal”

Toda información relativa a una persona física que permita identificarla, directa o indirectamente. A los efectos de esta Política, la Información personal corresponde a un “dato personal” en el sentido del RGPD.

1.7. “Perfil de usuario”

El conjunto de Información personal relativa a un Usuario autorizado, transcrita de manera inteligible y estructurada, y que es accesible y modificable a través de la Plataforma.

4.1. Políticas y prácticas

Estas políticas y prácticas son las siguientes:

• Política de gestión de la información personal: establece, entre otras cosas, la categorización de esta información según su sensibilidad, así como la obligación que nos imponemos de mantener un registro de todas las categorías de utilización, divulgación, conservación, destrucción o cualquier otra categoría de operación que realicemos sobre ella;
• Política de seguridad de la información: establece todos nuestros procesos destinados a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y los sistemas que poseemos;
• Políticas internas de protección de la información personal: incluyen acuerdos de confidencialidad con los empleados, verificaciones de antecedentes penales cada dos (2) años, uso de redes de datos protegidas con contraseña, etc.;
• Política de gestión de Subcontratistas: establece cómo seleccionamos a nuestros Subcontratistas (según se definen en el artículo 6), así como los requisitos de seguridad que deben implementar antes de recibir Información personal.

4.2. Medidas físicas y tecnológicas

Además de estas medidas administrativas, hemos implementado medidas físicas y tecnológicas razonables, teniendo en cuenta la sensibilidad de la Información personal, su utilización, cantidad, distribución y soporte.

Empleamos todos los medios razonables para reducir los riesgos de vulneración de la confidencialidad de la Información personal. Por ejemplo:

• Aplicamos los principios de protección máxima por defecto: de manera predeterminada, la configuración de la Plataforma tiene el nivel más alto de confidencialidad, sin ninguna intervención de su parte. Las cookies no se desactivan automáticamente, pero puede hacerlo siguiendo las instrucciones del artículo 10.
• Cuando la utilización o divulgación de Información personal sea necesaria para modificar la Plataforma o implementar nuevas funcionalidades, realizamos una evaluación de factores relativos a la privacidad, cuyos resultados orientan las medidas a implementar.

5.1. Empleados y sanciones

Todo empleado de Swimo (Planitou) que maneje Información personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad y ha recibido la capacitación adecuada. Además, solo puede acceder a la Información personal necesaria para el ejercicio de sus funciones. En caso de incumplimiento, nuestras políticas y prácticas de gobernanza (véase el artículo 4) prevén sanciones.

Solo utilizamos la Información personal para los fines expresados en esta Política, salvo cuando la ley nos autorice, en casos muy limitados, a hacerlo sin su consentimiento. Nuestros Suscriptores tienen derecho a acceder a la Información personal que recopilan sobre sus Usuarios autorizados. Para obtener más información, consulte nuestros Términos y condiciones y nuestra Política de uso aceptable, que los obligan a implementar medidas de seguridad.

Las disposiciones de este artículo se aplican a la Información personal que poseemos tanto sobre los usuarios de las Aplicaciones como sobre los Usuarios autorizados de nuestros Suscriptores.

6.1. ¿A quién?

Podemos divulgar Información personal a terceros en circunstancias específicas autorizadas por la ley. En las siguientes secciones resumimos dichas circunstancias, así como las medidas que tomamos para proteger dicha información.

A proveedores de servicios, agentes, subcontratistas (“Subcontratistas”)

Descripción y finalidad: Podemos celebrar contratos con Subcontratistas para prestar un servicio a nuestros Suscriptores, como una funcionalidad de la Plataforma. Estos Subcontratistas también podrían prestarle un servicio directamente en nuestro nombre.

Creemos en la transparencia y mantenemos una lista actualizada de los proveedores de servicios externos a quienes puede divulgarse la Información personal que poseemos.

Medidas: El contrato obliga a los Subcontratistas a:

• utilizar únicamente la Información personal necesaria para la prestación del servicio;
• abstenerse de divulgar o comunicar la Información personal sin nuestro consentimiento;
• implementar medidas de seguridad rigurosas;
• permitirnos auditar dichas medidas;
• notificarnos de inmediato cualquier incidente de confidencialidad;
• destruir la Información personal al término de un contrato.

A otra parte durante una Transacción comercial

Descripción y finalidad: Podemos celebrar un contrato con un tercero en vista de una Transacción comercial. Dicha transacción se define como la venta, arrendamiento o transferencia de la totalidad o parte de nuestro negocio o de sus activos, un cambio en nuestra estructura jurídica por fusión u otro medio, la obtención de un préstamo o cualquier otra forma de financiamiento, o una garantía otorgada para respaldar una de nuestras obligaciones (“Transacción comercial”).

Medidas: El contrato obliga a la otra parte a:

• utilizar la Información personal únicamente para los fines de cierre de la Transacción comercial;
• implementar medidas de seguridad rigurosas;
• abstenerse de divulgar o comunicar la Información personal sin nuestro consentimiento;
• notificarnos de inmediato cualquier incidente de confidencialidad;
• destruir la Información personal si la Transacción no se concreta o si la información ya no es necesaria.

A autoridades legítimas

Descripción y finalidad: Para cumplir con una orden o resolución judicial, incluida una orden de allanamiento válida, o una orden de una autoridad reguladora, podríamos vernos obligados a proporcionar Información personal.

Medidas: Las leyes que rigen a dichas autoridades les exigen implementar medidas para respetar y preservar la confidencialidad de su Información personal.

Notificamos a los Suscriptores de cualquier solicitud de autoridades legítimas para acceder a la Información personal de sus Usuarios autorizados. Negamos el acceso siempre que la solicitud no sea legalmente vinculante.

A nuestros abogados

Descripción y finalidad: Con el fin de defender o hacer valer nuestros derechos, en ciertos casos podemos divulgar su Información personal.

Medidas: Tanto la ley como las cartas de compromiso que firmamos exigen a nuestros abogados proteger la confidencialidad de todas nuestras comunicaciones con ellos.

6.2. ¿Dónde?

En el curso de la prestación de nuestros servicios, podemos divulgar Información personal fuera de Quebec, especialmente en las siguientes regiones:

• Canadá;
• Europa;
• Estados Unidos.

6.3. Alojamiento y transferencias

La Información personal se almacena de manera segura con Digital Ocean en servidores ubicados en Canadá o en la Unión Europea. Toda la Información personal está cifrada en los soportes de almacenamiento.

Antes de divulgar Información personal fuera de Quebec, realizamos una evaluación de factores relativos a la privacidad que toma en cuenta su sensibilidad, la finalidad de su utilización, las medidas de protección de las que se beneficiará y el régimen legal aplicable en el Estado al que se divulgará la Información personal.

Solo procedemos con dicha divulgación si la evaluación demuestra que la Información personal contará con una protección adecuada. Además, la divulgación debe ser objeto de un contrato escrito que refleje todas las conclusiones de la evaluación.

Las disposiciones de este artículo se aplican a la Información personal que poseemos tanto sobre los usuarios de las Aplicaciones como sobre los Usuarios autorizados de nuestros Suscriptores.

9.1. Plazos y negativas

Responderemos a toda solicitud dentro de los 30 días posteriores a su recepción, salvo cuando la ley permita una prórroga. Si nos negamos a proporcionar o corregir la información, le comunicaremos los motivos de la negativa, las disposiciones legales aplicables e información sobre sus recursos, sujeto a las restricciones previstas por la ley.

Si nos negamos a corregir su Información personal, le permitiremos agregar comentarios por escrito a su expediente respecto de la Información personal objeto de la negativa. También conservaremos la Información personal objeto de una solicitud de acceso durante el tiempo necesario para permitirle agotar los recursos previstos por la ley.

10.1. Definición

Una cookie es un pequeño texto enviado por un servidor a su navegador, el cual el navegador reenvía en conexiones posteriores a servidores que comparten el mismo nombre de dominio. Puede configurar su navegador para que le avise cuando reciba cookies o para rechazarlas. No es necesario aceptar cookies para visitar nuestras Aplicaciones; sin embargo, si las rechaza, es posible que algunas funcionalidades no funcionen correctamente.

10.2. Tipos de cookies utilizadas

• Cookies técnicas: las cookies técnicas se utilizan durante toda la navegación para facilitar el uso de las Aplicaciones. Por ejemplo, una cookie técnica puede utilizarse para recordar su nombre de usuario y facilitar el inicio de sesión, o para recordar sus preferencias.
• Cookies analíticas: estas cookies son anónimas y se utilizan para recopilar estadísticas de uso de las Aplicaciones.
• Cookies publicitarias: estas cookies pueden ser añadidas por las Aplicaciones o por otros sitios que muestran publicidad. Recopilan información de forma anónima y crean su perfil de visitante.